De Agile-methode wordt in steeds meer organisaties toegepast. De kans dat je in een Agile (Scrum) project terecht komt wordt dus steeds groter. Naast de bekende technieken die binnen Scrum gehanteerd worden, moet wat mij betreft extra aandacht besteed worden aan de communicatie binnen deze projecten. Het succes van het project hangt er vanaf.
Waarom is communicatie nou juist in Agile projecten zo belangrijk?
1. Uiteenlopende verwachtingen zorgt voor fouten
Binnen de Agile methodiek wordt door mensen met een verschillende achtergrond en kennisniveau samengewerkt. Hierdoor kunnen zij verwachtingen en bedoelingen verschillend interpreteren. Een Product Owner heeft waarschijnlijk heel andere verwachtingen dan een ontwikkelaar en zal daarom andere vragen stellen tijdens een refinement. Mijn ervaring is dat verwarring snel kan worden weggenomen door iets visueel te maken. Op het moment dat iets visueel is, kan er gediscussieerd worden vanuit een zelfde uitgangspunt en kan eenvoudig veel onduidelijkheid worden voorkomen. Een stukje theorie: een veelgebruikte definitie van kwaliteit is het verschil tussen verwachting en waarneming. Het is dus van belang dat verwachtingen bij alle betrokken partijen bekend zijn. Daarnaast moet de boodschap/documentatie eenduidig opgevat kunnen worden. Wanneer een ander de informatie(behoefte) anders interpreteert, wordt er op basis van foutieve uitgangspunten gewerkt.
2. Flexibiliteit is een valkuil voor communiceren binnen Agile
Binnen een Agile project wordt van alle projectdeelnemers verwacht dat zij, naast samen te werken, om elkaar heen werken. Agile betekent behendig, lichtvoetig, wendbaar en is dus gebaseerd op het principe van flexibiliteit en aanpassen aan verandering. Hierbij moet wel opgepast worden, flexibiliteit kan ook een valkuil zijn. Bij flexibiliteit moet kwaliteit niet uit het oog verloren worden. Wanneer iets niet in-een-keer-goed wordt aangeleverd, gaat er tijd verloren. Er is dan rework nodig. Dit kost niet alleen veel tijd, maar ook veel energie, omdat er tegen de stroom in (terug in het proces) moet worden gewerkt.
3. Afhankelijkheden met betrekking tot tijd
In een Agile-project zitten de projectdeelnemers dicht op elkaar en zijn vaak (deels) afhankelijk van elkaars werk. Communiceren van activiteiten is zeer belangrijk, omdat er vaak afhankelijkheden en uitgangspunten ‘vastgesteld’ zijn. Wanneer niet iedereen hiervan op de hoogte is, kan dit leiden tot een onzuiver resultaat. Een goed voorbeeld hiervan is het performancetesten van een applicatie waar toch nog een tester op aan het testen is, de resultaten zullen dan niet representatief zijn. Door deze activiteiten te communiceren kan er rekening mee gehouden worden in de planning. Wanneer er iets buiten de planning om gedaan moet worden is er al snel sprake van wachttijd. Wachttijd is in veel gevallen verantwoordelijk voor het grootste deel van de doorlooptijd binnen processen en projecten. Het is daarom belangrijk dat wachttijd geminimaliseerd wordt en het resultaat van deze wachttijd zinvol is.
Hoe houd je grip op communiceren binnen Agile projecten?
Om grip te houden op bovenstaande punten zouden bij aanvang van het project afspraken gemaakt kunnen/moeten worden met betrekking tot communicatie. Eenduidig en goed communiceren binnen Agile draagt enorm bij aan het succes van een Agile project.
