Stilte op de set!
Binnen het huidige bedrijfsklimaat van Nederland zijn er steeds meer bedrijven die de regie willen nemen in de ontwikkeling van hun ICT systemen. Voor veel bedrijven kan dat een verstandige en voordelige keuze zijn, maar toch ligt er een aantal valkuilen op de loer! Bedrijven willen zich niet meer richten op interne softwareontwikkeling, maar willen dit uitbesteden. Ze nemen de regie van de softwareontwikkeling op zich door onder andere een programma van eisen op te stellen. De opgeleverde software gaat dan nog wel door eigen interne acceptatietestfase, maar het daadwerkelijke bouwen en systeemtesten worden door één of meer externe partijen uitgevoerd. Op papier klinkt dit natuurlijk heel fijn en lijkt ook nog eens stukken goedkoper aangezien er geen interne ontwikkelaars en testers meer nodig zijn. Om de regie in handen te kunnen nemen, moet men echter wel oppassen voor een aantal belangrijke valkuilen.
Acceptatiecriteria
Een heel belangrijk punt bij het nemen van de regie is het opstellen van acceptatiecriteria. Omdat je werkt met software die extern is ontwikkeld wil je zeker weten dat wat ontwikkeld wordt ook hetgeen is wat je gevraagd hebt. Er kunnen diverse eisen worden gesteld aan de leverancier om de kwaliteit te garanderen. Het uitvoeren van unit- en systeemtesten bijvoorbeeld en daarvan de daar bijhorende testrapporten op te leveren. Een andere eis zou kunnen zijn dat er geen blocking en critical bevindingen meer openstaan bij de oplevering. Deze criteria zorgen er uiteindelijk voor dat het risico op problemen in de software zo klein mogelijk wordt gemaakt en dat het duidelijk is bij wie de verantwoordelijkheden liggen.
Goede afspraken over meerwerk
Men staart zich bij de aanschaf van software vaak blind op de initiële kosten van het softwaresysteem. Softwareleveranciers spelen hier slim op in door het stellen van een lage initiële prijs (of lage licentiekosten). Wanneer er dan vervolgens meerwerk of maatwerk moet worden ontwikkeld, komen er opeens hoge kosten bij. Zorg er dus voor dat je vooraf goed weet wat je te wachten staat en op basis daarvan bepaalt welke afspraken voor jou als klant het meest gunstig zijn. Denk dan bijvoorbeeld aan fixed-price-afspraken. Maak goede afspraken over eventueel meerwerk/maatwerk.
Boeteclausules
Wanneer je project een project is waarbij je bedrijf imago- of financiële schade kan oplopen vanwege projectvertraging moet de druk worden gelegd bij de leverende partijen. Om die reden worden er boeteclausules opgenomen. Door dit van tevoren af te stemmen voorkom je mogelijke juridische kwesties en weet iedereen wat er van hem wordt verwacht.
Service Level Agreements
Als de software klaar is voor productie kunnen er op productie altijd nog problemen ontstaan die men bij de ontwikkeling en testen niet is tegengekomen. In dergelijke productie situaties zijn zogenaamde SLA’s erg belangrijk, omdat daarmee voldoende support vanuit de leverende partij(en) geregeld wordt. SLA’s worden vaak vergeten op te nemen of slechts beperkt opgenomen. Dat zorgt er dan voor dat je achteraf met enorme beheerkosten zit die niet begroot waren en een overspannen servicedesk die de ontstane incidentenstroom niet goed kan wegwerken.
De regie nemen is een goeie optie zolang je zorgt dat je niet in één of meerdere valkuilen trapt die ik hierboven heb beschreven. Maar zorg dat je geen open eindjes hebt. Anders kan je in aantal valkuilen trappen die het project ingewikkeld en duur kunnen maken.
