Voor veel professionals is samenwerken op afstand met collega’s in Nederland en het buitenland business as usual. Dit betekent echter niet dat dit altijd op rolletjes loopt. In mijn werk als functioneel software tester heb ik verschillende keren deel uitgemaakt van een internationaal team. Onderstaand lees je over de grootste struikelblokken die ik tegenkwam, en hoe je deze kunt oplossen om remote werken makkelijker en vooral ook leuker te maken.
Een eerste probleem dat je tegenkomt bij remote werken, is de natuurlijke drempel die er is om iemand aan te spreken. Het is een hele andere situatie als je iemand die 5 bureaus verder zit iets wil vragen. Je kunt immers veel beter zien of iemand geconcentreerd aan iets werkt, aan het telefoneren is of net een wandeling naar de koffieautomaat maakt. Daarnaast kun je vaak inschatten in welke modus iemand zit. Nu moet je contact zoeken zonder dat je de context weet waarin de collega zich bevindt.
Werken in verschillende tijdzones
Een ander aspect wat het prettig samenwerken met collega’s op afstand kan belemmeren, is verschillende tijdzones. Werk je samen met mensen in Zuid-Amerika, dan kun je pas na 14.00 uur ‘s middags contact zoeken. Dit kan zowel voor het samenwerken als voor de klus waar je mee bezig bent vervelende consequenties hebben. Zo ontdekte een collega in Nederland een fout in een applicatie waar ontwikkelaars met spoed mee aan de slag moesten. Dit kon echter niet omdat de collega’s in Bolivia de logs hadden. Het gevolg was dat de gebruikservaring van de applicatie een halve dag verre van optimaal was.
Communiceren in een andere taal
Een derde punt waar je mee te maken kunt krijgen is een taalbarrière. Als je in een gemengd internationaal team werkt is de voertaal Engels. Dit betekent dat vrijwel niemand zijn eigen taal spreekt. Het is daarbij soms moeilijk om een boodschap of de intonatie die wordt gebruikt goed te interpreteren. Daarbij is het met een beperkte kennis van een taal lastig om een boodschap goed te verpakken zodat deze ook prettig overkomt. De Servische collega’s met wie ik bijvoorbeeld voor een project samenwerk zijn heel direct en beknopt in hun communicatie. Als je niet snapt welke achtergrond dit heeft, kan dit makkelijk tot wrijving leiden.
Randvoorwaarden remote werken
Om remote werken makkelijker en ook leuker te maken moeten in ieder geval de volgende randvoorwaarden goed ingevuld worden:
1. Zet de juiste tools in
Wie kent er niet de conference calls waarbij je de eerste 10 minuten bezig bent om te zorgen dat iedereen in beeld is en geluid heeft? Om te zorgen dat een remote team effectief en efficiënt kan werken is het essentieel om tools te gebruiken die de communicatie vereenvoudigen en ondersteunen. Het opzetten van bijvoorbeeld een video-call moet makkelijk zijn en mensen moeten vanaf verschillende locaties kunnen inbellen met beeld. Let ook op gebruiksvriendelijke functionaliteit zoals het delen van een scherm en goede audio. Zoom en GoToMeeting zijn voorbeelden van tools die dit allemaal in huis hebben en fijn zijn in gebruik.
Daarnaast is Slack een handige tool, omdat het je ook in staat stelt om direct de goede mensen aan te spreken en je verschillende groepen en subgroepen kunt aanmaken. Je merkt bovendien dat Slack gemaakt is voor ontwikkelaars en dat de meeste developers er ook graag mee werken.
2. Kies de juiste mensen voor je team
Werken in een remote team is niet voor iedereen weggelegd. Mensen met goede communicatieve vaardigheden zijn een vereiste om je project te laten slagen. Men moet zich vrij genoeg voelen om via de verschillende kanalen te communiceren. De tools helpen daarbij, maar er is ook een bepaalde mindset voor nodig om ze op de juiste manier te gebruiken. Het maakt het vaak moeilijker dat er geen geschreven regels voor communicatie via bijvoorbeeld chat. Bij remote werken voel namelijk je al snel druk om direct te antwoorden. Als er een collega aan je bureau komt staan, is het makkelijker om te vragen of het over 10 minuten ook mag omdat je een taak wil afronden. De teamleden moeten daarin echt hun modus vinden en zelf duidelijk zijn naar collega’s toe.
3. Breng teams op gezette tijden samen
Remote werken moet niet betekenen dat je elkaar nooit ziet. Zo kan bijvoorbeeld eens per kwartaal een live meeting organiseren de samenwerking aanzienlijk verbeteren. Je leert elkaar dan ook echt kennen wat zorgt voor een betere interpersoonlijke communicatie binnen je projectgroep. Een werkbezoek kan hierin zowel inhoudelijk goed zijn als bijdragen aan de teamspirit. Ik heb gemerkt dat je elkaar daarna veel makkelijker opzoekt voor een call of chat. Dit is heel waardevol en draagt ook echt bij aan een efficiëntere werkwijze en het eindresultaat.
Dana Finies
